Politica de Confidentialitate


1. Scop

  • 1.1. Smart Solutions Recruitment SRL (denumită în continuare „Smart Solutions”) se angajează să protejeze confidențialitatea și securitatea datelor dvs. personale.
  • 1.2.Această notificare de confidențialitate specifică modul în care Smart Solutions colectează și folosește datele dvs. personale în timpul și după cooperarea cu Smart Solutions, în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR).

2. Domeniul de aplicare

  • 2.1 Smart Solutions este un „administrator de date” și este responsabil pentru a decide cum să stocheze și să foloseasca datele dvs. personale. În conformitate cu prevederile privind protecția datelor, suntem obligați să vă familiarizăm cu principiile descrise în acest aviz de confidențialitate.
  • 2.2 Aceste informații se aplică angajaților și contractanților actuali și foști. Nu face parte din contractul de muncă sau alt contract de servicii. Ne rezervăm dreptul de a actualiza această notificare de confidențialitate în orice moment și vă vom oferi o nouă notificare de confidențialitate atunci când vom face actualizări relevante.
  • 2.3 Ar trebui să citiți aceste informații și toate celelalte informații de confidențialitate pe care le furnizăm în cazuri specifice, astfel încât să știți cum și în ce scop folosim datele personale menționate.

3. Principiile protecției datelor cu caracter personal

  • 3.1 Ne angajăm să respectăm prevederile referitoare la datele cu caracter personal, iar datele dvs. vor fi:
    • 3.1.1 Folosit în conformitate cu legea, corect și transparent
    • 3.1.2 Colectate numai în scopuri legitime pe care vi le-am explicat într-un mod inteligibil și nu vor fi utilizate în niciun alt mod incompatibil cu scopurile respective
    • 3.1.3 Potrivite pentru scopurile despre care v-am informat și se vor limita la aceste scopuri
    • 3.1.4 Precis și curent
    • 3.1.5 Stocate doar atât timp cât este necesar pentru scopurile despre care v-am informat
    • 3.1.6 Stocate în siguranță

4. Tipul de date pe care le stocăm

  • 4.1 Date personale sau informații personale înseamnă orice informație despre o persoană pe baza căreia poate fi identificata. Acestea nu includ date din care a fost eliminată identitatea (date anonime).
  • 4.2 Există, de asemenea, „tipuri speciale” de date cu caracter personal mai sensibile, care necesită un nivel mai ridicat de protecție
  • 4.3 Putem colecta, stoca și utiliza următoarele tipuri de date cu caracter personal:
    • 4.3.1 Date personale de contact, precum nume, prenume, titlu, adresă, numere de telefon și adrese de e-mail private.
    • 4.3.2 Data nașterii.
    • 4.3.3 Gen.
    • 4.3.4 Starea civilă și persoanele dependente.
    • 4.3.5 Familia imediată și persoana care trebuie notificată în caz de urgență.
    • 4.3.6 Număr de securitate social (CNP, NIN, BSN)
    • 4.3.7 Detalii despre contul bancar, date despre salarii, informații despre starea fiscală.
    • 4.3.8 Informații privind salariul, concediul anual, pensiile și alte prestații.
    • 4.3.9 Data începerii.
    • 4.3.10 Locul de muncă sau locul de desfasurare a activitatii.
    • 4.3.11 Copia permisului de conducere, a actului de iderntitate, cazier judiciar si adeverinta medicala.
    • 4.3.12 Informații privind recrutarea (inclusiv copii ale documentelor care confirmă permisul de muncă, referințele și alte informații conținute în CV sau scrisoarea de întâmpinare sau care fac parte din procesul de recrutare).
    • 4.3.13 Date privind ocuparea forței de muncă (inclusiv numele locului de muncă, istoricul ocupării forței de muncă, orele de lucru, instruirea și apartenența la organizații industriale).
    • 4.3.14 Informații privind compensațiile primite.
    • 4.3.15 Informații despre rezultatele muncii.
    • 4.3.16 Informații privind plângerile și procedurile disciplinare.
    • 4.3.17 Înregistrări CCTV și alte informații obținute prin mijloace electronice, cum ar fi înregistrări de la un înregistrator de timp de lucru.
    • 4.3.18 Informații despre utilizarea de către dumneavoastră a sistemelor noastre de informații și comunicare.
    • 4.3.19 Imagini.
  • 4.4 De asemenea, putem colecta, stoca și utiliza următoarele "tipuri speciale" de date cu caracter personal mai sensibile:
    • 4.4.1 Informații despre rasă sau origine etnică, credințe religioase, orientare sexuală.
    • 4.4.2 Informații privind apartenența la sindicate.
    • 4.4.3 Informații despre starea de sănătate, inclusiv orice boală, documentații privind starea de sănătate și documentații privind perioadele de incapacitate de muncă.
    • 4.4.4 Informații genetice și date biometrice.
    • 4.4.5 Informații despre infracțiunile comise și pedepse penale.

5. Metoda de colectare a datelor cu caracter personal

  • 5.1 De obicei colectăm date cu caracter personal despre angajați și contractori prin procedura de solicitare și procesul de recrutare, obținându-le fie direct de la candidați, fie uneori de la o agenție de angajare sau de la un verificator de date. Uneori, putem colecta informații suplimentare de la terți, inclusiv de la angajatori anterior, agenții de referință de credit sau alte agenții de verificare.
  • 5.2 Vom colecta informații personale suplimentare în timpul activităților legate de muncă în timpul angajării dvs. la agenția noastră.

6. Cum folosim datele dvs. personale

  • 6.1 Vom folosi cel mai adesea datele dvs. personale în următoarele circumstanțe:
    • 6.1.1 Când trebuie să executăm contractul pe care l-am încheiat cu dvs.
    • 6.1.2 Când trebuie să ne îndeplinim obligația legală.
    • 6.1.3 Atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau interesele legitime ale unei terțe părți) și interesele și drepturile fundamentale nu prevalează.
  • 6.2 De asemenea, putem folosi datele dvs. personale în următoarele situații care sunt probabil rare:
    • 6.2.1 Când trebuie să vă protejăm interesele (sau interesele altora).
    • 6.2.2 Când este necesar în interes public.

7. Situații în care vom folosi datele dvs. personale

  • 7.1 Avem nevoie de tipurile de informații enumerate mai sus, mai presus de toate, pentru a ne permite să ne îndeplinim contractul cu dvs. și pentru a ne permite să ne îndeplinim obligațiile legale. În unele cazuri, putem folosi datele dvs. personale pentru a răspunde nevoilor care decurg din interesele noastre legitime sau interesele legitime ale unei terțe părți, cu condiția ca interesele și drepturile dvs. fundamentale să nu prevaleze. Situațiile în care vă vom prelucra datele personale sunt enumerate mai jos:
    • 7.1.1 Luarea deciziilor privind recrutarea sau numirea dvs.
    • 7.1.2 Determinarea condițiilor de angajare de către noi.
    • 7.1.3 Confirmare că dețineți un permis de muncă în tara in care veti desfasura activitatea.
    • 7.1.4 Vă plătim remunerația și, dacă sunteți angajatul nostru, faceți deduceri fiscale și contribuții la asigurările sociale.
    • 7.1.5 Vă oferim următoarele avantaje: plan medical de numerar, asigurare de sănătate privată, asigurare de viață etc.
    • 7.1.6 Cooperarea cu fondul sau instituția dvs. de pensii care plătește prestațiile de pensionare și invaliditate.
    • 7.1.7 Gestionarea contractului pe care l-am făcut cu dvs.
    • 7.1.8 Managementul și planificarea companiei, inclusiv contabilitatea și auditul.
    • 7.1.9 Efectuați evaluarea performanței, gestionați performanța și stabiliți cerințele de performanță.
    • 7.1.10 Luarea deciziilor privind revizuirea remunerației și a compensațiilor.
    • 7.1.11 Evaluarea calificărilor pentru îndeplinirea unei sarcini sau sarcini specifice, inclusiv luarea deciziilor de promovare.
    • 7.1.12 Culegerea de probe privind posibile plângeri sau audieri disciplinare.
    • 7.1.13 Luarea deciziilor privind continuarea angajării sau angajarea.
    • 7.1.14 Luarea de măsuri pentru încetarea relației de muncă.
    • 7.1.15 Cerințe pentru educație, formare și dezvoltare.
    • 7.1.16 Soluționarea litigiilor care va implică pe dumneavoastră sau alți angajați și contractanți, inclusiv accidente de muncă.
    • 7.1.17 Confirmarea capacității dvs. de a efectua munca.
    • 7.1.18 Gestionarea absențelor de boală.
    • 7.1.19 Respectarea obligațiilor de sănătate și securitate.
    • 7.1.20 Prevenirea fraudei.
    • 7.1.21 Monitorizarea modului în care utilizați sistemele noastre de informații și comunicare pentru a asigura respectarea politicii noastre IT.
    • 7.1.22 Asigurarea securității rețelelor și informațiilor, inclusiv protecția împotriva accesului neautorizat la sistemele noastre de informații și comunicații și prevenirea răspândirii de programe software dăunătoare.
    • 7.1.23 Efectuarea cercetărilor privind analiza datelor pentru a asigura o mai bună funcționare și înțelegere a cifrei de afaceri și a ratelor de concediu ale angajaților.
    • 7.1.24 Monitorizarea egalității de șanse.
  • 7.2 Unele dintre motivele legale menționate anterior pentru prelucrarea datelor se vor suprapune și pot exista mai multe motive care justifică utilizarea noastră a datelor dvs. personale.

8. Dacă nu furnizați date cu caracter personal

Dacă nu furnizați anumite informații la solicitarea noastră, acest lucru ne poate împiedica să îndeplinim contractul pe care l-am încheiat cu dvs. (de exemplu, să vă plătim remunerația sau să oferim beneficii) sau ne poate împiedica să respectăm obligațiile legale (cum ar fi furnizarea de asistenți medicali) și securitate).

9. Schimbarea scopului

  • 9.1 Vom folosi datele dvs. personale numai în scopurile pentru care le-am colectat, cu excepția cazului în care considerăm rezonabil că a fost necesar să le utilizăm în alt scop, iar acest scop va fi în concordanță cu scopul inițial. Dacă trebuie să folosim datele dvs. personale în scopuri fără legătură, vă vom anunța și vă vom explica baza legală care ne permite acest lucru.
  • 9.2 De asemenea, trebuie menționat faptul că putem prelucra datele dvs. personale fără cunoștința sau consimțământul dvs., în conformitate cu regulile de mai sus, atunci când este cerut sau permis de lege.

10. Cum folosim date personale deosebit de sensibile

  • 10.1 „Tipurile speciale” de date cu caracter personal sensibile necesită un nivel mai ridicat de protecție. Trebuie să oferim o justificare suplimentară pentru colectarea, stocarea și utilizarea acestor date cu caracter personal. Putem prelucra tipuri speciale de date cu caracter personal în următoarele circumstanțe:
    • 10.1.1 În cazuri limitate, cu acordul dumneavoastră scris.
    • 10.1.2 Când trebuie să ne îndeplinim obligațiile legale și în conformitate cu politica noastră de protecție a datelor.
    • 10.1.3 Când este necesar din motive de interes public, cum ar fi în cazul monitorizării egalității de șanse sau în legătură cu programele de pensii ale companiei și în conformitate cu politica noastră de protecție a datelor.
    • 10.1.4 Când este necesar să vă evaluați starea de sănătate pentru muncă, păstrând confidențialitatea.
    • 10.1.5 În cazuri mai rare, este posibil să prelucrăm acest tip de informații atunci când este necesar în legătură cu revendicările legale sau atunci când este nevoie să vă protejați interesele (sau interesele altora) și nu veți putea consimți sau dacă deja faceți aceste informații publice inainte.

11. Atribuțiile noastre ca angajator

  • 11.1 Vom folosi datele dvs. cu caracter personal sensibile în următoarele moduri:
    • 11.1.1 Vom folosi informații despre vacanțe, care pot include absențe din cauza bolilor sau a problemelor familiale, pentru a respecta legislația muncii și alte legi.
    • 11.1.2 Vom folosi informații despre certificarea dumneavoastră de sănătate fizică sau psihică sau dizabilitate pentru a vă oferi protecție și securitate pentru sănătate la locul de muncă și pentru a evalua capacitatea dvs. de a lucra pentru a vă adapta locul de muncă și pentru a monitoriza și gestiona absențele cauzate de boală și oferind și beneficii.
    • 11.1.3 Vom folosi informații despre rasa sau naționalitatea sau originea etnică, credințele religioase, filozofice sau etice sau despre viața intimă sau orientarea sexuală pentru a oferi monitorizare și raportare substanțială a egalității de șanse.
    • 11.1.4 Vom folosi informațiile pentru a aparține sindicatelor pentru a plăti bonusuri sindicale, pentru a ne înregistra ca lucrător protejat și pentru a îndeplini obligațiile impuse de legislația muncii.

12. Avem nevoie de acordul tău

Nu avem nevoie de consimțământul dvs. dacă folosim tipuri specifice de date cu caracter personal în conformitate cu politicile noastre scrise pentru a respecta obligațiile legale sau pentru a ne exercita drepturile de angajare. În circumstanțe limitate, vă putem solicita acordul scris pentru a prelucra anumite date personale deosebit de sensibile. În acest caz, vă vom oferi toate detaliile informațiilor pe care le vom solicita și motivul pentru care avem nevoie de ele, astfel încât să puteți analiza cu atenție dacă doresc să fie de acord. Trebuie să rețineți că acordul pentru toate solicitările noastre de consimțământ nu este o condiție a contractului dvs. cu noi.

13. Informații despre condamnări

  • 13.1 Putem folosi informații cu privire la condamnări numai în condițiile legii. Acest lucru se va aplica, de obicei, în situațiile în care o astfel de prelucrare este necesară pentru a respecta obligațiile noastre și în conformitate cu politica noastră de protecție a datelor.
  • 13.2 În cazuri mai rare, putem folosi informații despre condamnări atunci când este necesar în legătură cu revendicările legale, când este necesar să vă protejați interesele (sau interesele altora) și dacă nu puteți consimți sau dacă faceți publice aceste informații înainte.
  • 13.3 Dacă este cazul, vom colecta date despre hotărâri ca parte a procesului de recrutare sau ne puteți raporta direct aceste informații în timpul angajării noastre. Vom folosi informații despre condamnări și infracțiuni în următoarele moduri:
    • 13.3.1 pentru a ne permite să efectuăm controale de reglementare adecvate.
    • 13.3.2 pentru a verifica dacă sunteți apt pentru îndeplinirea contractului sau a postului.
  • 13.4 Dacă un loc de muncă sau un contract necesită o verificare oficială a cazierului judiciar (așa-numitul „control DBS”), vi se va anunța că compania va examina cazierul dvs. în avans. În această situație, nu este necesar să obținem consimțământul dvs. explicit înainte de a prelucra date despre condamnări. În toate celelalte cazuri, vă vom solicita consimțământul expres înainte de a prelucra date despre condamnări. Mai multe informații sunt conținute în documentul privind politica de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu privire la condamnări.

14. Luarea deciziilor automatizate

  • 14.1 Luarea deciziilor automatizate are loc atunci când sistemul electronic folosește informațiile personale pentru a lua decizii fără intervenția umană. Avem voie să luăm decizii în mod automat în următoarele circumstanțe:
    • 14.1.1 Când v-am informat despre decizie și v-am oferit 21 de zile pentru a trimite o cerere de revizuire.
    • 14.1.2 Când este necesar să executați un contract cu dvs., iar drepturile dvs. sunt protejate prin mijloace adecvate.
    • 14.1.3 În circumstanțe limitate, cu consimțământul dvs. scris și când drepturile dvs. sunt protejate prin mijloace adecvate.
  • 14.2 Dacă luăm o decizie automată bazată pe date personale deosebit de sensibile, trebuie să avem consimțământul dvs. explicit sau trebuie să fie justificat de un interes public, trebuie să luăm și măsuri adecvate pentru a vă proteja drepturile.
  • 14.3 Nu veți fi supus unor decizii care vă afectează semnificativ, luate doar în mod automat, decât dacă avem o bază legală și vă informăm.

15. Schimbul de date

  • 15.1 Poate fi necesar să dezvăluiți datele dvs. către terți (inclusiv terți care furnizează servicii și alte entități din grup) din următoarele motive:
    • 15.1.1 atunci când este cerut de lege;
    • 15.1.2 când este necesar să gestionați o relație profesională de muncă cu dvs.;
    • 15.1.3 când avem un alt interes legitim în acest sens;
    • 15.1.4 ca parte a raportării periodice a performanței companiei;
    • 15.1.5 în contextul reorganizării companiei sau al restructurării grupului;
    • 15.1.6 pentru întreținerea și întreținerea sistemului și găzduirea de date;
  • 15.2 „Părți terțe” înseamnă, de asemenea, terțe părți care oferă servicii (inclusiv contractori și reprezentanți desemnați), precum și alte entități din grupul nostru. De asemenea, poate fi necesar să furnizăm datele dumneavoastră cu caracter personal autorității de reglementare sau să respectăm altfel prevederile legale. Terții care ne furnizează servicii desfășoară următoarele activități: salarizare, administrarea prestațiilor de pensionare, servicii IT.
  • 15.3 Toți terții care ne furnizează servicii și alte entități ale grupului trebuie să ia măsuri de securitate adecvate pentru a vă proteja datele personale în conformitate cu politica noastră. Nu permitem terților să ne ofere servicii pentru a utiliza datele dvs. personale în scopuri proprii. Noi le permitem să vă proceseze datele dvs. personale în scopuri specifice și în conformitate cu instrucțiunile noastre.
  • 15.4 Putem transfera datele dvs. cu caracter personal în afara UE.
  • 15.5 În acest caz, vă puteți aștepta la un nivel similar de protecție în ceea ce privește informațiile dvs. personale.

16. Transfer de informații în străinătate

Compania poate furniza informații pe care ni le furnizați țărilor din afara Spațiului Economic European („SEE”) în scopul de a vă oferi servicii de angajare. Vom lua măsuri pentru a oferi garanții adecvate pentru a garanta securitatea informațiilor. SEE este format din state membre ale UE, precum și Norvegia, Islanda și Liechtenstein.

17. Securitatea datelor

  • 17.1 Am luat măsuri pentru a vă proteja datele. Detalii despre aceste activități sunt disponibile la cerere.
  • 17.2 Terții vor prelucra datele dvs. personale numai în conformitate cu instrucțiunile noastre și dacă acceptă să le păstreze confidențial și le vor stoca în siguranță.
  • 17.3 Am introdus măsuri de securitate adecvate pentru a preveni pierderea accidentală, utilizarea sau accesul de către persoane neautorizate, schimbarea sau dezvăluirea datelor dvs. personale. În plus, limităm accesul la informațiile dvs. personale și îl vom avea angajați, reprezentanți, contractori și alte părți care trebuie să cunoască aceste informații. Acestea vor prelucra datele dvs. personale numai în conformitate cu instrucțiunile noastre și sunt supuse obligației de confidențialitate. Detalii despre aceste măsuri pot fi obținute de la responsabilul cu protecția datelor al companiei noastre.
  • 17.4 Am introdus proceduri pentru a face față oricărei suspiciuni de încălcare a securității și vă vom notifica dumneavoastră și oricărei autorități de reglementare aplicabile cu privire la eventualele încălcări ale securității atunci când li se solicită legal acest lucru.

18. Stocarea datelor

  • 18.1 Vom stoca datele dvs. personale numai atât timp cât este necesar în scopurile pentru care le-am colectat, inclusiv pentru a îndeplini orice cerințe legale, contabile sau de raportare. Pentru a determina perioada adecvată de păstrare a datelor cu caracter personal, avem în vedere cantitatea, natura și sensibilitatea datelor menționate, riscul potențial de deteriorare cauzat de utilizarea sau dezvăluirea ilegală a datelor dvs. personale, scopurile pentru care prelucrăm datele dvs. și dacă putem atinge aceste scopuri pentru folosind alte metode, precum și cerințele legale aplicabile.
  • 18.2 Detalii despre perioada de păstrare în legătură cu diverse aspecte ale datelor dvs. personale sunt descrise în politica noastră de păstrare a datelor, disponibilă la cererea departamentului de resurse umane.
  • 18.3 În unele circumstanțe, putem anonimiza datele dvs. cu caracter personal, astfel încât acestea să nu poată fi asociate cu dvs., caz în care putem folosi aceste informații fără o notificare suplimentară. Când încetați să fiți angajați sau contractori ai companiei, vom păstra și distruge în siguranță informațiile dvs. personale în conformitate cu politica noastră de păstrare a datelor.

19. Drepturi de acces, corectare, ștergere și restricție

Obligația dvs. de a ne informa despre schimbări

  • 19.1 Informațiile dvs. personale stocate de noi trebuie să fie corecte și actuale. Vă rugăm să ne informați despre modificările datelor dvs. personale în timpul angajării cu noi.

Drepturile dvs. cu privire la informații personale

  • 19.2 În anumite circumstanțe, prin lege, aveți dreptul de a:
    • 19.2.1 Pentru a solicita accesul la informațiile dvs. personale (denumite în mod uzual "cerere de acces la date").
    • 19.2.2 Pentru a corecta orice informații personale incomplete sau inexacte pe care le deținem despre dvs.
    • 19.2.3 Vă rugăm să ștergeți informațiile dvs. personale atunci când nu există motive valide pentru ca noi să continuăm să le prelucrăm.
    • 19.2.4 Opune prelucrarea datelor dvs. personale atunci când ne bazăm pe un interes legitim (sau interesul unei terțe părți) și situația dvs. particulară înseamnă că doriți să vă opuneți procesării datelor pe această bază.
    • 19.2.5 Cereți limitarea procesării informațiilor dvs. personale.
    • 19.2.6 Cereți transferul datelor dvs. personale către o altă parte.
  • 19.3 Dacă doriți să vă exercitați vreunul dintre drepturile dvs. de subiect, vă rugăm să contactați în scris departamentul de resurse umane.

Dreptul de a retrage consimțământul

În circumstanțe limitate, când ați putut consimți la colectarea, prelucrarea și transferul datelor dvs. cu caracter personal pentru un scop specific, aveți dreptul în orice moment să vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea acestora în acest scop specific. Pentru a vă retrage consimțământul, vă rugăm să contactați departamentul de resurse umane. După primirea notificării de retragere a consimțământului dvs., vom înceta procesarea datelor dvs. în scopul sau scopurile pentru care ați fost de acord inițial, cu excepția cazului în care avem alte motive legitime pentru a face acest lucru.

21.Ofițer pentru protecția datelor

Am numit un responsabil cu protecția datelor (DPO) pentru a supraveghea respectarea acestei politici de confidențialitate. Dacă aveți întrebări cu privire la informațiile despre această politică de confidențialitate sau cum vă gestionam datele personale, vă rugăm să contactați DPO. Aveți dreptul de a depune o reclamație la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), în orice moment.

22. Încălcarea acestor dispoziții

Orice încălcare a acestor reguli poate duce la proceduri disciplinare. Încălcările grave ale acestei politici de către angajații Smart Solutions Recruitment SRL pot constitui o conduită incorectă flagrantă și, prin urmare, pot duce la concediere.

În plus, încălcarea acestor reguli poate fi ilegală. Aceasta ar include cazuri de încălcare a Regulamentului general privind protecția datelor care ar putea impune sancțiuni sau proceduri penale sau civile împotriva Smart Solutions Recruitment SRL sau a persoanei / persoanelor implicate.

23. Cerințe legale

Această politică susține respectarea de către Smart Solutions Recruitment SRL (printre altele) a Regulamentului general privind protecția datelor din 2018.

24. Modificari și întrebări cu privire la această politică

Toate anchetele trebuie să fie direcționate către departamentul de resurse umane. Toate modificările vor fi notificate prin modificarea acestui document.